Signera dokument i Solkoll – så kommer du igång

Egenkontrollen är ifylld och arbetet dokumenterat. Nu kan du signera direkt i Solkoll. Granska dokumentet, rita din signatur på mobilen eller datorn och se vilka kollegor som fortfarande behöver skriva under.

Dokumentsignering finns nu som betafunktion. Ni väljer vilka dokument som ska kräva signaturer i organisationens inställningar.

Välj vilka dokument som ska signeras

Öppna Inställningar → Dokument och slå på Signatur för den dokumentkälla ni vill använda. Ändringarna sparas automatiskt. Börja gärna med en kontrollista som ni redan använder för era egenkontroller.

Om kontrollistan eller mallen saknas i inställningarna väljer du Lägg till dokumentkälla, väljer den befintliga kontrollistan eller mallen och lägger till den. Därefter kan du aktivera signaturer för källan. Det här är en organisationsinställning som gäller dokument som använder den källan.

Signering stöds för egenkontroller, produktgenomgångar, strängscheman, strängmätningar och dokument som skapas från mallar. Uppladdade filer stöds inte i det här signeringsflödet.

Signera din första egenkontroll

1. Fyll i kontrollistan. Öppna en egenkontroll som använder kontrollistan du aktiverade ovan. Fyll i svaren och kontrollera att dokumentet är klart.
2. Slutför dokumentet. Välj Lås dokument i menyn Arkiv och bekräfta. När signaturer är aktiverade öppnas signeringsvyn. Om dokumentet redan är färdigställt väljer du Arkiv → Signera dokument.
3. Granska förhandsvisningen och undertecknarna. Läs igenom dokumentet innan du signerar. Kontrollera att alla som ska skriva under finns med i listan. Om ditt namn saknas använder du Lägg till undertecknare för att lägga till dig själv.
4. Rita din signatur. Välj Signera nu vid ditt namn. Använd fingret på en pekskärm eller muspekaren på datorn. Välj Rensa om du vill börja om.
5. Bekräfta. Välj Använd signatur. Din post ändras till Signerad och visar datum och tid för signeringen.

Dokumentet måste vara färdigställt innan det går att signera. När du slutför det låses också innehållet. Behöver du ändra något senare skapar du en ny version.

Spara signaturen till nästa gång

Innan du bekräftar kan du välja Spara som standardsignatur. Då fylls din sparade signatur i nästa gång du ska signera, så att du slipper rita den igen. Du granskar och bekräftar fortfarande varje signering själv.

Lägg till fler undertecknare

Solkoll lägger till undertecknare utifrån vilka som senast uppdaterade dokumentet eller svaren i kontrollistan. Kontrollera listan och använd Lägg till undertecknare för att lägga till fler medlemmar i organisationen, till exempel en kollega som ska granska det färdiga arbetet.

Varje person signerar med sitt eget konto. När dokumentet är redo får de som ska signera en avisering i Solkoll som leder till signeringsvyn.

Följ signeringarna fram till den färdiga PDF-filen

I listan över undertecknare visas Signerad eller Inväntar signatur för varje person. Så länge underskrifter saknas har dokumentet statusen att det inväntar signaturer. När alla begärda signaturer har kommit in skapas PDF-filen på nytt med underskrifterna och uppgifterna om signeringarna.

Vill du prova? Öppna dokumentinställningarna, aktivera Signatur för en kontrollista och följ stegen ovan vid nästa egenkontroll.